יוסי - ניהול זמן ומשימות

רבות נכתב על ניהול זמן ומשימות… הרי כל אחד מאיתנו מוצא עצמו לעתים 'מורח' משימות ולא פעם אפילו נמנע ממש מלבצען. כאשר מדובר במנהלים, המחיר של ניהול זמן לקוי עלול להתבטא לא רק בחוסר השלמת המשימות שלהם עצמם, אלא גם בהשפעה על ביצועי העובדים התלויים בהם ונוטלים מהם דוגמא אישית.
בתרבויות רבות המושג "מחר" עלול לשמש להבעת דחייה של משימות. הדוגמה הידועה ביותר היא התרבות הספרדית, בה המילה "מניאנה" (מחר) מציינת דחייה שעשויה להיות אינסופית. בעברית ישראלית משמש הביטוי "אחרי החגים" לדחיית כל התחייבות למועד בלתי ידוע, שכן בכל עת מצוי באופק הקרוב חג כלשהו מחגי ישראל המרובים. בערבית קיים הביטוי "בוקרה פיל מישמיש" תרגומו "מחר בעונת המשמש" ככינוי למועד בלתי אפשרי.
יועצים ארגוניים מנסים להתמודד עם הסוגיה באמצעות כלים שונים. ביניהם: טבלת משימות לביצוע, תכנון יומי/ שבועי וחודשי, טבלת אבחנה בין חשוב לדחוף ועוד כיוצא בזאת.
לצערי, ומתוך ניסיון אישי בשימוש בכלים אלו, לרוב הם נותנים מענה חלקי ביותר לבעיה.

אז מה פה הסוד? איפה המפתח לדלת? איך הופכים להיות כאלו שטורפים את המשימות ומתנהלים ביעילות?

לפני כשנה הגיע אלי סמנכ"ל בארגון גדול בדיוק על רקע קושי שכזה. היה עליו להרים אופרציה משמעותית בתוך כמה חודשים והוא חש שאינו מצליח כלל לקדם את המשימות, 'מורח', לא מסיים דברים וכמובן לא עומד בלוח הזמנים שנקבע. אין צורך לתאר את תחושת הבהלה שאפפה אותו והוא סיפר כי שנתו נודדת בלילות.

לאור דחיפות המשימה שעמדה בפניו, הכנו יחדיו תכנית 'עזרה ראשונה' שכללה שימוש בכלים השגורים: הכנו לוח משימות לשבועיים וביקשתי מן המנהל לפרט כמה שניתן את המשימות לשלבי ביצוע. ביצענו הערכה ריאלית כמה זמן ומשאבים נוספים ידרשו להשלמת כל שלב. בנוסף, קבענו בכל בוקר שיחה של שתי דקות לעדכון כיצד מתקדמים.
צעדים אלו אכן הובילו לשיפור משמעותי, אולם שנינו חשנו שהם מהווים 'פלסטר' מיידי המכסה על הבעיות האמיתיות.

הבעיה עמה התמודד המנהל נקראת דחיינות. הדחיינות נובעת מגורמים רבים ומגוונים ואין לה ממש פתרונות קסם. היא דורשת בירור מעמיק של תפיסות הנוגעות לזמן, למשימתיות וכמובן גם לדימוי העצמי ולתחושת המסוגלות. על נושאים אלו המשכנו לעבוד…

מצ"ב הרצאת טד משעשעת למדי ומומלצת בעניין- מיומנו של דחיין- על:

https://www.ted.com/talks/tim_urban_inside_the_mind_of_a_master_procrastinator?language=he#t-831739